<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=852138901570630&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
HubSpot

23 tiltak du må gjøre når du setter opp din HubSpot-portal

Har du kjøpt HubSpot, men du vet ikke helt hvor du skal starte? Da vil denne guiden de deg stegene du trenger for å komme igang.

HubSpot er et kraftig verktøy, men alle funksjonene og verktøyene kommer ikke ferdig konfigurert ut av boksen, og du må gjøre en rekke tilpasninger før du tar systemet i bruk.

Nettly har implementert HubSpot for flere titalls bedrifter, og i denne artikkelen vil du lære akkurat hvilke gjøremål du ta tak i for å få mest ut av din nye HubSpot-portal.

 

Legg inn sporingskoden fra HubSpot

Hvis nettstedet ditt ikke er laget i HubSpot CMS, må du installere sporingskoden fra HubSpot manuelt. Merk deg at du bare skal installere denne en gang, og ikke på enkeltsider.

Denne Javascript-koden ligner på sporingskoden fra Google Analytics, og skal installeres enten i header eller footer på ditt nettsted, avhengig av hvilket CMS du benytter.

Uten denne koden vil du ikke kunne samle inn data om antall besøk, hvilke kanaler besøkende de kommer fra, og du vil ikke få utnyttet funksjoner som chat o.l.

Hvis du bruker WordPress, er installasjonen en enkel sak. Da kan du bare installere en plugin og følge instruksjonene her.

Hvis nettstedet ditt er laget i løsninger som Magento, Umbraco, Drupal, Episerver, eller Craft må du lime inn sporingskoden direkte inn i ditt CMS, eller via  en løsning som Google Tag Manager.

Hvis du ikke har grunnleggende kompetanse på HTML, CSS, og JavaScript bør du derfor kontakte din utvikler og gi dem tilgang til din HubSpot-portal slik at de kan installere koden.

 

Konfigurer generelle innstillinger

Før du begynner å bruke HubSpot for salgs- og markedsføringsaktiviteter, må du sørge for å legge inn korrekte generelle innstillinger.

 

generelle-innstillinger-hubspot

 

Dette gjelder innstillinger som:

Tidssone. På denne måten sørger du for at e-poster blir sendt ut til riktig tid eller at innlegg på sosiale medier blir publisert når innlegget har høyest sannsynlighet for å bli sett.

Valuta. Du ønsker selvfølgelig at det blir rapportert på riktige verdier og summer i ditt CRM-system.

Språk og datoformat. Sørg for at for eksempel blogginnlegg bruker europeisk format for når artikler blir publisert fremfor et amerikansk format.

Kontaktinformasjon. I mange land kreves det at du skal ha selskapets fysiske adresse i bunnen av e-posten, og du får ikke sendt e-poster i HubSpot uten at denne informasjonen er på plass.

Merkevare. HubSpot vil kunne automatisk hente ut din logo når du setter opp en ny side eller landingsside, men du må sørge for å først laste opp logo og favicon.

 

Aktiver GDPR-funksjoner

Alle markedsførere fikk med seg GDPR som ble innført i 2018, men mange selskaper har fortsatt ikke verktøyene og prosessene på plass for å imøtekomme denne forordningen.

GDPR forbedrer beskyttelsen av personopplysningene til borgere i EU og øker forpliktelsene overfor organisasjoner som samler inn eller behandler personopplysninger.

Dette betyr at du som markedsfører må samle inn samtykke til å kommunisere med en kontakt. Heldigvis kommer HubSpot med en rekke funksjoner for å hjelpe deg imøtekomme GDPR.

 

gdpr-innstillinger-hubspot

 

Ved å slå på denne innstillingen vil HubSpot gi deg tilgang til en rekke funksjoner som gjør det enklere for deg å både samle inn og vise til at du har samtykke til å kommunisere.

 

skjema-hubspot

 

Hvis du ønsker å lese mer om GDPR-funksjonene som finnes i HubSpot, kan du lese denne support-artikkelen fra HubSpot her.

 

Utfør en "vask" og deretter importer databasen din

Prisen på HubSpot kan stige raskt hvis du importerer mange kontakter, og de siste du ønsker å gjøre er å importere masse e-postadresser som ikke lenger er gyldige.

Vi bruker alltid løsningen NeverBounce for å raskt identifisere hvilke kontakter som er gyldige eller ugyldige. Da kan vi unngå å importere kontakter som aldri mottar e-postene dine, og du slipper å betale for flere kontakter enn nødvendig.

 

Assosiere kontakter og selskaper automatisk

En liten og ukjent funksjon for mange i HubSpot er at du kan assosiere enkeltkontakter (en e-postadresse) med et selskap for å hindre duplikater og sørge for mindre manuelt arbeid.

 

assosiere-kontakter-hubspot

 

Hvis du importerer både selskapsnavn og domenet deres, kan du aktivere en funksjon som automatisk assosierer en eller flere personer

Dette vil redusere antall duplikater i CRM-systemet ditt, du treffer bedre med markedsføringen din, og du gjør det enklere for dine selgere å gjennomføre salgsarbeidet sitt.

Legg til brukere og tilpass tilganger

Dette punktet virker kanskje åpenbart, men konsekvensen av å ikke sette opp brukere og tilganger på korrekt måte kan føre til mye rot i din portal.

Som administrator kan du tilpasse hvilke produkter (Marketing, Sales, Service eller CMS) en person skal ha tilgang til, og hvilke funksjoner i hvert produkt de har tilgang til.

Det kan for eksempel være en god ide å begrense hvem som har tilgang til HubSpots Design Manager slik at ikke hvem som helst kan gå inn å endre struktur og oppsett på nettsider.

Det kan også være hensiktsmessig å begrense hvilke kontakter og avtaler dine selgere ser slik at de ikke begynner å følge opp en lead eller en kunde som tilhører en annen selger.

Du ønsker også å unngå at noen går inn og sletter mapper, bilder, videoer, eller PDF-filer slik at besøkende ikke får tilgang til informasjonen de leter etter.

Du kan også lese mer om å legge til brukere og tilpasse tilganger her.

 

Integrer portalen med dine sosiale medier-profiler

HubSpot gjør det enkelt å publisere innhold på tvers av ulike sosiale kanaler. Dette gjør du ved å sette opp en integrasjon mellom HubSpot og de kanalene du bruker jver dag.

Som administrator kan du koble til bedriftens sider på Facebook, LinkedIn, Twitte slik at du kan kryss-publisere på ulike kanaler og tidspunkt fra et enkelt sted.

Et tiltak vi ser gode resultater med er at ansatte kobler til sin personlige LinkedIn-profil slik at man når ut til mange, men uten at hver person må selv gå inn og publisere.

Denne integrasjonen gjør det også mulig for deg å automatisk publisere innlegg på sosiale medier når du legger ut en ny artikkel din bedriftsblogg.

 

Integrer portalen med din Google Analytics-konto

HubSpot har et robust verktøy for analyse og rapportering, og vil gi deg innsikt i mange av nøkkeltallene du ønsker å vite. Med HubSpot kan du få svar på spørsmål som:

  • Hvilke kanaler gir oss mest trafikk?
  • Hvor mange besøk har vi fått denne måneden?
  • Hva er fluktfrekvensen på en bestemt side?
  • Hvor lang tid bruker besøkende på nettstedet vårt?
  • Hvor mange sider leser en typisk kjøper?
  • Hvordan konverterer landingssidene våre?
  • Hva søker folk etter på siden vår?

 

HubSpot gir med andre ord et godt oversiktsbilde av hva som fungerer og ikke fungerer på ett enkelt sted. Likevel anbefaler vi alltid å bruke Google Analytics kombinert med HubSpot.

Google Analytics gir deg muligheten til å gjøre et dypdykk som HubSpot ikke kan gi deg i dag:

  • Hvordan presterer ditt nettsted på mobil sammenlignet med desktop?
  • Fra hvilke regioner får vi mest trafikk fra?
  • Hvor raskt laster siden vår inn?
  • Hva er fluktfrekvensen fordelt på ulike nettlesere?
  • Hva kjennetegner våre besøkende? Hva er alderen deres, interessen deres osv?

I tillegg kan du integrere Google Analytics med Google Search Console og Google Ads som gir deg en bedre totaloversikt over hvordan ditt nettsted presterer i både betalt og organisk søk.

 

Integrer portalen med din Google Search Console

Google Search Console er et gratis verktøy fra Google som lar deg se ditt nettsted på samme måte Google ser den, og hjelper deg å avdekke tekniske feil med siden din.

Denne integrasjonen lar deg hente nøkkeltall fra Google Search Console inn i HubSpot sitt SEO-verktøy. Du vil for eksempel se viktige nøkkeltall som:

  • Hvilke søkefraser du er synlig på
  • Hvor mange visninger du får på ulike søkeord
  • Antall visninger du får i organisk søk
  • Antall klikk du får på bestemte søkeord
  • Antall lenker fra eksterne sider
  • Gjennomsnittlig plassering i organisk søk

 

hvordan-konfigurere-hubspot

 

 

Sett opp innlogging med to-faktorautentisering for ekstra sikkerhet

Dette steget er strengt tatt ikke obligatorisk, men kan være lurt for deg som ønsker et ekstra lag med sikkerhet rundt din HubSpot-portal.

I tillegg til å logge inn med brukernavn og passord, vil det å aktivere to-faktorautentisering HubSpot innebære at du bruker to-faktorautentisering via Google eller via en mobil enhet.

Dette reduserer sannsynligheten for at eksterne får tilgang til din konto, og er en funksjon som stadig blir viktige, da selskaper er et mål for hackere som ønsker å stjele sensitive data.

 

Sett opp skjemaer for hele kundereisen

En viktig del av inbound marketing-metodikken er å bytte bort verdifull informasjon mot besøkendes kontaktinformasjon, og du trenger da å sette opp skjemaer i HubSpot.

Du skal alltid levere riktig innhold til riktig tid. Dette krever at du samtidig ikke ber om mer informasjon om nødvendig, og du da sette opp skjemaer som reflekterer dette.

Vi anbefaler å sette opp fire ulike skjemaer når du konfigurerer din HubSpot-portal:

Det første skjemaet er for dem som ønsker å abonnere på din blogg. Her kan du begrense deg til å kun be om e-posten. Merk at dette skjemaet blir opprettet automatisk når du oppretter en blogg.

Det andre skjemaet er for bevisstgjøringsfasen. Dette skjemaet er tenkt for å tilby innhold med lav terskel. Eksempler på dette er sjekklister og maler, og her ber vi kun om fornavn og e-post.

Det tredje skjemaet er for evalueringsfasen. Dette skjemaet er for å tilby mer utdypende innhold som er mer tidkrevende å lese, gjerne i form av e-bøker og seminarer. Her ber vi gjerne om fornavn, etternavn, e-post, og hva som beskriver dem best.

Det siste og fjerde skjemaet er for beslutningsfasen. Dette skjemaet er tiltenkt for dem som er klar til å snakke med salg. Skjemaet brukes gjerne til å tilby for eksempel en rådgivningssamtale eller demo.

På et skjema i beslutningsfasen ber vi gjerne om fornavn, etternavn, e-post, telefonnummer, hva som beskriver dem best, og at de beskriver utfordringen sin.

Du kan naturligvis tilpasse dette for ditt eget selskap, men det viktigste er at du ikke setter terskelen for høyt for nye besøkende.

Merk deg også at HubSpot kan dynamisk erstatte felter med nye spørsmål hvis for eksempel e-posten allerede ligger i systemet, noe som reduserer lengden på skjemaet ytterligere.

 

Opprett blogg-mal og juster innstillinger for blogg

Hvis du har kjøpt HubSpot har du sannsynligvis tenkt å bruke blogg-funksjonen. HubSpot sin blogg gir deg mange av funksjonene du trenger for en bedriftsblogg ut av boksen.

Du må likevel gjøre en rekke justeringer og valg du må ta stilling til første gangen du setter opp din bedriftsblogg:

  1. Hva skal bloggen hete? Dette kommer gjerne i øverste del av bloggen.
  2. Hvilken mal skal du bruke? Skal du lage en skreddersydd mal, eller ønsker du å benytte deg av en mal som kan kjøpes på HubSpot Marketplace?
  3. Hva skal adressen være? Skal bloggen være på et subdomene (blogg.dittdomene.no), eller i en undermappe på siden (www.dittdomene.no/blogg)?
  4. Husk også å legge inn sidetittel (page title) og metabeskrivelse (meta description) slik at din blogg blir mer synlig når folk søker etter temaene du skriver om.

 

Sett opp automatiske utsendelser av artikler på e-post

Det å få besøk til nettsiden kan være en utfordring til mange, men en av de sikreste kortene dine er å sende et nyhetsbrev til din eksisterende kontaktdatabase.

Det å sende ut et nyhetsbrev er tidkrevende, og mange sliter med å jevnt publisere nyhetsbrev.

Med HubSpot kan du heldigvis automatisere denne prosessen.

Ved å sette opp automatiske blogg-utsendelser når en artikkel blir publisert, vil abonnenter automatisk motta din neste artikkel på e-post.

Her vil HubSpot trekke ut tittel, ingress, og bilde og sende dette ut som et enkelt nyhetsbrev uten at du må gjøre noen forberedelser utover å sette opp e-postmalen første gangen.

 

Opprett maler for landingssider- og takkeside

Du trenger landingssider og takkesider for å bytte bort innhold mot besøkendes kontaktinformasjon, men disse kommer ikke ferdig designet og utviklet for deg.

Eksempel på en landingsside bygget i HubSpot:

landingsside-ecit

 

 

Eksempel på en takkeside bygget i HubSpot:

 

 

takkeside-ecit

 

Her må du enten benytte deg av maler du kjøper fra HubSpot Marketplace, eller få en designer og utvikler til å tilpasse disse for din merkevare.

Vår anbefaling er som regel å bruke en designer og utvikler til å lage maler som er tilpasset din merkevare. På den måten sørger du for en rød tråd gjennom hele nettstedet ditt.

Dette er noe du kan gjøre en gang, og deretter gjenbruke samme mal for ulike kampanjer du lager i HubSpot.

Opprett e-postmaler

E-post er fortsatt en av de mest effektive måtene å markedsføre dine løsninger. For å bruke HubSpot for e-postmarkedsføring må du opprette maler for følgende formål:

  • Automatiske blogg-utsendelser
  • Leadsmodning og oppfølging av leads
  • Interne varslinger til selger

 

Opprett en 404-side

En 404-side er en side hvor besøkende kommer hvis de skriver inn feil adresse, eller at siden de prøver å finne har blitt slettet.

Det å ikke finne frem til ønsket innhold er et irritasjonsmoment for besøkende, og en god 404-side er en måte for deg å hjelpe besøkende på riktig vei.

Hvis din 404-side ikke er tilpasset din merkevare, og hvis den ikke inneholder lenker som hjelper dem å finne riktig side, er det stor sannsynlighet for at de forlater siden din.

 

404-side-hubspot

 

Det er ikke veldig komplisert å lage en 404-side, men det krever at du har noe kjennskap til HubSpot sin Design Manager og grunnleggende HTML og CSS.

 

Sett opp et “preferanse-senter” for e-post

Når du sender ut e-poster fra HubSpot er det påkrevd at det er enkelt for dine kontakter å administrere sine preferanser for e-post og annen kommunikasjon.

 

preferanse-senter-hubspot

 

Det er flere måter en person kan abonnere på kommunikasjon fra deg (dette kalles “subscription types”), eksempelvis blogg-abonnement eller produktoppdateringer.

Du må derfor sette opp et preferanse-senter som gjør det enkelt å administrere hva slags kommunikasjon en kontakt ønsker å abonnere på.

 

Sett opp en mappestruktur som holder portalen din ryddig

En nyttig funksjon er at du kan laste opp og lagre bilder, PDF-filer, eller videoer i portalen slik at du slipper å bruke Dropbox, Google Drive, eller OneDrive.

Nedsiden er derimot at mappesystemet kan fort bli svært rotete uten et godt system. Her er strukturen vi bruker:

  • e-post
    • nyhetsbrev
    • workflows
  • merkevare
    • logo
    • favicon
    • fonts
  • bilder
    • arkiv
    • blogg
    • sider
    • landingssider
    • produkter
    • skjermbilder
    • ansatte
  • kampanjer
  • scripts
  • video
  • sosiale medier
    • facebook
    • linkedin
    • twitter
    • youtube
  • video

 

Opprett aktive og statiske lister for å segmentere databasen din

HubSpot har to typer lister som hjelper deg å segmentere databasen din. Disse kalles for aktive og statiske lister, og hjelper deg å holde orden på dine kontakter.

Aktive lister er dynamiske, og hjelper deg å automatisk legge til eller fjerne en kontakt basert på om de oppfyller bestemte kriterier du har satt opp.

Dette kan for eksempel være at en salgskvalifisert lead har blitt kunde, noe som gjør at de automatisk blir lagt til i din kundeliste når en selger merker en avtale som “vunnet”.

Statiske lister bruker som regel når du importerer kontakter fra et annet system, eller hvis du for eksempel har en påmeldingsliste fra et fysisk arrangement du vil legge inn i HubSpot.

Det er nesten ingen begrensninger for hva slags lister du kan opprette i HubSpot, men vi anbefaler alle kunder å opprette følgende lister:

  • Alle kontakter
  • Abonnenter på blogg
  • Alle kontakter
  • Alle Leads
  • Alle MQLs
  • Alle SQLs
  • Alle Opportunities
  • Alle Customers

 

Konfigurer lead scoring for å prioritere varme leads

Lead scoring i HubSpot er en måte å identifisere de kontaktene som er mest engasjerte, og hjelper dine selgere å prioritere hvilke leads som skal følges opp først.

Målet med lead scoring er å bruke mer tid på leads som er nærmest et kjøp, få en høyere konvertering fra lead til kunde, og bruke mindre tid på prospektering.

Du kan score leads på en rekke attributter, både via informasjon de har fylt inn via et skjema, eller handlinger de har utført på ditt nettsted.

I Hubspot kan du score en kontakt fra 0 til 100 poeng, og du kan selv definere hvilke attributter og handlinger du ønsker å vektlegge.

Alle selskaper litt ulike på hvilke kriterier de ønsker å score på. Et godt sted å begynne er å kartlegge hvilken informasjon du har om gamle kontakter og hva som førte til salg.

Vi anbefaler å begynne med en enkel scoring-modell før du har for mange leads og ikke ha for tøffe kriterier. På denne måten ekskluderer du ikke for mange potensielle kunder før du har en god forståelse for akkurat hva som fører til salg.

Her er noen typiske attributter og handlinger som de fleste selskaper kan ta i bruk:

  • Kontakt har 20+ sidevisninger på ditt nettsted
  • De har fylt inn et skjema på ditt nettsted
  • De abonnerer på din blogg
  • De har besøkt produkt- eller prissiden din
  • De er en beslutningstaker (daglig leder, økonomisjef o.l.)

 

Husk også at beste praksis for lead scoring er å gi en høyere score for handlinger og attributter som indikerer at de er nærme et kjøp.

Du bør for eksempel score at noen har besøkt prissiden din høyere enn at de har åpnet og klikket på e-posten din.

 

Opprett workflows for å automatisere manuelle oppgaver

Selv om du ikke trenger å “over-automatisere” oppgaver i HubSpot i startfasen, er det likevel noen workflows du bør sette opp når du konfigurerer HubSpot-portalen din for første gang.

Ved hjelp av HubSpot kan du automatisere en rekke oppgaver som du og dine kollegaer gjør manuelt, noe som sparer dere mye tid og lar dere fokusere på oppgaver av høyere verdi.

Her er noen workflows vi anbefaler å sette opp i første omgan

  1. Sett Lifecycle stage til MQL når HubSpot Score er lik eller høyere enn 21, men lavere enn 30
  2. Sett Lifecycle stage til SQL når HubSpot Score er lik eller høyere enn 30
  3. Send intern varsling til selger og opprett en “Task” i HubSpot om å følge opp en ny SQL

 

Tilpass dashboards og rapporter

HubSpot gir deg muligheten til å opprette dashboards som inneholder opp til 10 rapporter hver. Dette lar deg se effekten av alle dine aktiviteter på ett enkelt sted.

Du ønsker først å tilpasse ditt Marketing Dashboard. Dette gir deg tilgang til rapporter som lar deg:

  • Sikre at du har fremgang på antall besøk og nye kontakter på en daglig basis
  • Sammenligne resultatene mellom to ulike tidsperioder
  • Overvåke konverteringsrater gjennom hele kundereisen
  • Se hvilke trafikkanaler som gir deg mest trafikk og leads
  • Identifisere endringer besøk fra ulike kilder
  • Se hvilke landingssider som konverterer best og genererer flere leads
  • Se hvor mange visninger bloggen din får
  • Se nøkkeltall fra ditt nyhetsbrev (åpningsrate, klikkrate, antall som har åpnet og mer)

Du bør også sette opp ditt eget Sales Dashboard. Dette gir deg tilgang til rapporter som lar deg:

  • Sørge for at nøkkeltallene til din salgsavdeling går opp
  • Måle konverteringsrater mellom hvert steg i salgsprosessen
  • Måle hvordan selgerne gjør det opp mot budsjettet
  • Måle lukkeraten til selgerne
  • Se hvilke selgere som har mest aktivitet
  • Se de største avtalene som er lukket
  • Måle hvilke kunder som gir mest omsetning

 

Sett opp sub-domener for e-post for å unngå spam-filteret

En av de viktigste tiltakene for å unngå at dine e-poster havner i spam er å sette opp et subdomene for e-postutsendelser og DKIM (Domain Keys Identified Mail).

DKIM er en måte å autentisere at en e-post ble sendt av eieren av domenet (selskapet ditt), og er en måte å gi dine e-poster en slags digital signatur.

Ved å ta i bruk DKIM vil du sikre at flere av dine e-poster kommer frem til mottakeren, og du vil beskytte ditt domene fra personer som ønsker å “kuppe” ditt domene og sende spam.

I tillegg vil dette steget gjøre at HubSpot kan sende e-poster på vegne av ditt selskap og domene, og slik at mottakere vil få e-poster fra @dittdomene istedenfor via @hubspot.com

Konklusjon

En HubSpot-implementering kan virke overveldende, men ved gjennomføre disse stegene vil du ha et solid utgangspunkt for å lykkes med HubSpot og inbound marketing.

Jobben du legger ned i startfasen vil spare deg for mye tid og problemer på lang sikt, og det er verdt å ta seg tiden til å sette opp din portal.

Trenger du likevel bistand med å implementere HubSpot, kan du gjerne ta kontakt med oss. Les mer om våre HubSpot-tjenester her.

 

Thorstein Nordby

Thorstein Nordby

Thorstein Nordby er grunnlegger og daglig leder i Nettly. Han står bak planlegging av mange av kampanjene til Nettly, og er også ansvarlig for de mer tekniske aspektene hos Nettly. Knytt kontakt med ham på LinkedIn-